Sistem TRACK.SI omogoča avtomatizirano izdelavo potnih nalogov. Pred pričetkom uporabe je potrebno urediti nekaj nastavitev in šifrantov, nato lahko s pomočjo obstoječih podatkov (čas, prevožena pot naprav...) hitro izdelamo potne naloge.

Na voljo je tudi videoposnetek uporabe potnih nalogov:  povezava do videa na 

Modul aktivira administrator glede na vaš paket TRACK.SI!

potni_nalogi_zacetekDo potnih nalogov dostopamo tako, da v poročilih poleg gumba napredne nastavitve kliknemo gumb potni nalogi. Odpre se nam novo okno.

Nastavitve za potne naloge

Pred začetkom uporabe modula je potrebo nastaviti nekaj šifrantov za lažje delo s potnimi nalogi.

Nastavitve (plačnik PTN, dnevnice)

potni_nalogi_nastavitveV oknu s potnimi nalogi na vrhu izberemo zavihek Nastavitve (1), nato pod-zavihek nastavitve. Tu lahko nastavimo plačnika potnih nalogov (tj. naše podjetje), kraj izdaje (2), ter cene dnevnic in kilometrine v evrih (3).

Vozila (registrske tablice, opis)

V zavihku vozila je izpisan seznam vseh naprav, ki jih imamo v sistemu TRACK.SI. Posamezni napravi dopišemo registrsko in opis vozila tako, da na seznamu (1) kliknemo izberemo napravo, ki jo želimo urediti, nato v polji vnesemo podatke (2) in potrdimo s klikom na gumb potrdi.

Delovne naloge

V zavihku delovne naloge lahko dodamo vnose za naloge, ki se opravljajo pogosto. Tu vnešene naloge lahko kasneje pri izpolnjevanju potnega naloga preprosto izberemo s seznama.

Novo nalogo vnesemo tako, da kliknemo na gumb nov in v polje (1) vnesemo opis naloge. Potrdimo s klikom na gumb potrdi.

Za urejanje obstoječih nalog preprosto izberemo nalogo s seznama, uredimo opis in spet potrdimo z gumbom potrdi.

Zaposleni

V zavihku zaposleni dodajamo osebe oz. zaposlene, ki uporabljajo vozila. Podatki vnešeni tu bodo uporabljeni v potnih nalogih. Vsakemu vozilu praviloma določimo le enega zaposlenega.

Novo vnos v zaposlene vnesemo tako, da kliknemo na gumb nov in izpolnimo polja (1):

identifikator: v primeru, da uporabljamo identifikacijo z iButton, je to ID ključka, ki ga ima zaspoleni
ime in priimek: ime in priimek zaposlenega
ime skupine (neobvezno): ime skupine, kateri zaposleni pripada
delovno mesto: delovno mesto zaposlenega v podjetju (npr. serviser)
naslov: domači naslov zaposlenega
pošta, kraj: domača poštna številka in kraj zaposlenega
privzeta naloga: naloga, ki jo navadno opravlja zaposleni (npr. serviser opravlja servis na terenu)
vozilo: vozilo, ki ga uporablja zaposleni. Napravo izberemo s spustnega seznama.

Podatke shranimo s klikom na gumb potrdi.

Za urejanje podatkov že vnešenih zaposlenih preprosto izberemo vnos s seznama, uredimo podatke in spet potrdimo z gumbom potrdi.

 Stroški, tuje dnevnice

V zavihku stroški, tuje dnevnice imamo možnost vnosa dodatnih stroškov, ki se pogosto pojavljajo.

Nov strošek dodamo s klikom na gumb nov vnos, nakar izpolnimo polja (1) in potrdimo s klikom na gumb potrdi. Izpolnimo vsaj polji opis stroška in znesek (v evrih).

Za urejanje obstoječih vnosov preprosto izberemo strošek s seznama, uredimo podatke in spet potrdimo z gumbom potrdi.

Uporaba modula in izdelava potnih nalogov

potni_nalogi_zavihek_potniPo tem, ko smo uredili nastavitve, so potni nalogi pripravljeni za uporabo.

 Glavno okno, iskanje po obstoječih nalogih

potni_nalogi_iskanjeGlavno okno potnih nalogih vsebuje seznam (2) že narejenih potnih nalogov. Seznam lahko omejimo z iskanjem glede na obdobje, vozilo ali zaposlenega (1).

Samodejna izdelava potnih nalogov glede na obstoječe podatke

potni_nalogi_izdelava2Glavna funkcija potnih nalogov je samodejna izdelava. Sistem TRACK.SI zbere podatke o lokacijah vozil in podatke iz nastavitev ter ustvari potne naloge.

Za izdelavo potnih nalogov odpremo novo okno s klikom na gumb izdelaj potne naloge (1). V novem oknu izberemo obdobje (2) in vozilo, za katerega želimo izdelati potne naloge. Ko izberemo vozilo, se pod seznamom izpišejo podatki o vozilu in vozniku, ki bodo uporabljeni v nalogih (3). S klikom na gumb potrdi (4) pričnemo postopek izdelave potnih nalogov. Ko je postopek končan, zapremo okno izdelava PTN in na seznamu lahko vidimo izdelane potne naloge.

Urejanje izdelanih potnih nalogov

potni_nalogi_urejanje1S seznama izdelanih potnih nalogov izberemo potni nalog, ki ga želimo urediti (1), in kliknemo gumb uredi. Odpre se novo okno za urejanje potnega naloga.

V oknu za urejanje potnega naloga sta tudi gumba predhodnji in naslednji, s katerima se lahko pomikamo po seznamu potnih nalogov v samem oknu.

Obrazec za urejanje potnega naloga je nekoliko večji, a je že izpolnjen: zato je poskrbela avtomatična izdelava potnih nalogov sistema TRACK.SI.

Opomba: Rumeno obarvana polja so spustni seznami, ki vsebujejo podatke, ki smo jih vnesli v šifrant oz. nastavitve. Tako omogočajo lažje in hitrejše urejanje potnega naloga.

Delovna naloga (1): sistem je vnesel privzeto delovno nalogo zaposlenega. Z rumenega spustnega seznama nad poljem lahko izberemo nalogo, shranjeno v nastavitvah, ali pa sami vpišemo nalogo v polje.

Izbor vozila (2): sistem je sam vnesel vozilo in podatke o vozilu. S spustnega seznama lahko izberemo drugo vozilo (podatki se bodo samodejno osvežili glede na shranjene nastavitve).

Zaposleni oz. voznik (3): Tako kot pri vozilu so podatki vnešeni tudi tu. S spustnega seznama imamo možnost izbrati drugega zaposlenega.

Dnevnice (4): Vnešene so privzete vrednosti dnevnic (spet, iz nastavitev). Določimo količino dnevnic.

Urejanje relacije (5): Sistem je samodejno vnesel relacijo glede na izbrani dan oz. opravljeno pot. S klikom na gumb določi relacijo se odpre novo okno (5.1), v katerem vidimo posamezne točke relacije in jih po potrebi brišemo (relacije, ki niso službene oz. del potnega naloga). Spremenjeno relacijo potrdimo s klikom na gumb potrdi relacijo.

Dodatni stroški (6): Tu lahko vnesemo dodatne stroške, ki so se pojavili pri potnem nalogu (npr. parkirnina). Strošek dodamo s klikom na gumb nov, ter nato izberemo stroše z rumenega seznama, ali pa ga vpišemo sami. Potrdimo s klikom na gumb potrdi.

Skupni obračun (7): Tu so podatki že vnešeni in se samodejno osvežujejo s spreminjanjem obrazca (npr. če dodamo strošek, se doda k znesku).

Ko smo končali urejanje obrazca,  to potrdimo s klikom na gumb SHRANI (8)! V primeru, da skupni obračun ni bil osvežen, se le ta osveži na pravilno vrednost. Urejanje zaključimo s klikom na gumb potrdi (9).

 

Tiskanje potnih nalogov (posamezno)

potni_nalogi_pdf_posameznoPo tem, ko smo končali z urejanjem in shranili spremembe, lahko potni nalog natisnemo. S klikom na gumb pripravi za tisk se ustvarita PDF datoteki, ki ju lahko natisnemo. Na voljo imamo potni nalog brez obračuna in potni nalog z obračunom.

 

Tiskanje potnih nalogov (skupno)

Imamo tudi možnost tsika več potnih nalogov (z obračuni) naenkrat. V glavnem oknu izberemo obdobje, ter kliknemo gumb tiskaj. Ustvarijo se tri povezave do PDF datotek: potni nalogi z in brez obračunov, ter zbirni podatki, ki v strnjeni obliki vsebuje ključne podatke o potnih nalogih.

 

Preštevilčenje potnih nalogov

Funkcija preštevilčenja potnih nalogov omogoča, da se potnim nalogom datumsko uredijo zaporedne številke. Na primer, če bi en potni nalog izbrisali, bi manjkala številka potnega naloga. S preštevilčenjem lahko naravnamo zaporedne številke nalogov pred tiskanjem.

 

 

 Izdelava potnega naloga brez predhodnih nastavitev

Če želimo ustvariti potni nalog brez že izpolnjenih polj, v glavnem oknu preprosto kliknemo na gumb nov. Odpre se okno za urejanje potnega naloga, ki ga moramo izpolniti sami.