Do potnih nalogov dostopamo tako, da v poročilih poleg gumba napredne nastavitve kliknemo gumb potni nalogi. Odpre se nam novo okno.
Nastavitve za potne naloge
Pred začetkom uporabe modula je potrebo nastaviti nekaj osnovnih za lažje delo s potnimi nalogi. To so podatki o izdajatelju, cenah dnevnic in kilometrini, podatki o vozilih in voznikih.
Nastavitve (plačnik PTN, dnevnice, cena kilometrine)
V oknu s potnimi nalogi na vrhu izberemo zavihek Nastavitve . Tu nastavimo plačnika potnih nalogov (podjetje), kraj izdaje ter cene dnevnic in kilometrine to določa uredba vlade, kjer so predpisane davčno dovoljene vrednosti.
Da bodo nalogi podpisani in imeli žig (če ga uporabljate) pripravite sliko žiga/podpisa in jo shrani v grafični format s končnico PNG. Pri tem naj bo velikost slike po višini 2 cm, dolžina pa je lahko največ 7 cm. Sliko izberete s pomočjo gumba dodaj sliko. Po kliku na gumb izberite sliko (datoteko PNG) podpisa/žiga podjetja. S pritiskom na Upload se bo slika shranila in prikazala.
Vozila (registrske tablice, opis)
V zavihku vozila je izpisan seznam vseh naprav, ki jih imamo v sistemu TRACK.SI. Posamezni napravi dopišemo registrsko in opis vozila tako, da na seznamu (1) kliknemo izberemo napravo, ki jo želimo urediti, nato v polji vnesemo podatke in potrdimo s klikom na gumb potrdi.
Zaposleni
V šifrantu vozniki dodajamo osebe oz. zaposlene, ki uporabljajo vozila. Podatki vneseni tu bodo uporabljeni v potnih nalogih. Vsakemu vozilu praviloma določimo le enega zaposlenega.
Novo vnos v zaposlene vnesemo tako, da kliknemo na gumb dodaj in izpolnimo polja (1):
id voznika: v primeru, da uporabljamo identifikacijo z iButton/nfc, je to ID ključka, ki ga ima zaposleni, sicer neko unikatno oznako
ime voznika: ime in priimek zaposlenega
podjetje oddelek (neobvezno): ime skupine, kateri zaposleni pripada
delovno mesto: delovno mesto zaposlenega v podjetju (npr. serviser)
naslov: domači naslov zaposlenega
Osebna številka in geslo nista potrebna podatka. Da ne bo potrebno nalogov ročno podpisovati lahko dodate podpis, tako da izberete sliko podpisa v datoteki PNG, višina naj bo 2 cm in širna do 7 cm. Po pritisku na Upload se bo slika podpisa prikazala spodaj.
Podatke shranimo s klikom na gumb potrdi. Za urejanje podatkov že vnešenih zaposlenih preprosto izberemo vnos s seznama, uredimo podatke in spet potrdimo z gumbom potrdi.
Glavno okno, iskanje po obstoječih nalogih
Glavno okno potnih nalogih vsebuje seznam (2) že narejenih potnih nalogov. Seznam lahko omejimo z iskanjem glede na obdobje, vozilo ali zaposlenega (1).
Samodejna izdelava potnih nalogov glede na obstoječe podatke
Funkcionalnost izdelaj naloge samodejno izdela predloge nalogov. Sistem TRACK.SI zbere podatke o lokacijah vozil in podatke iz nastavitev ter ustvari potne naloge.
Za izdelavo potnih nalogov odpremo novo okno s klikom na gumb izdelaj naloge. V novem oknu izberemo obdobje in vozilo, za katerega želimo izdelati potne naloge. Ko izberemo vozilo, se pod seznamom izpišejo podatki o vozilu in vozniku, ki bodo uporabljeni v nalogih . S klikom na gumb izdelaj naloge pričnemo postopek izdelave potnih nalogov. Ko je postopek končan, zapremo okno izdelava PTN in na seznamu lahko vidimo izdelane potne naloge.
Urejanje izdelanih potnih nalogov
S seznama izdelanih potnih nalogov izberemo potni nalog, ki ga želimo urediti in kliknemo gumb uredi. Odpre se novo okno za urejanje potnega naloga.
V oknu za urejanje potnega naloga sta tudi gumba predhodnji in naslednji, s katerima se lahko pomikamo po seznamu potnih nalogov v samem oknu.
Obrazec za urejanje potnega naloga je nekoliko večji, a je že izpolnjen: zato je poskrbela avtomatična izdelava potnih nalogov sistema TRACK.SI.
Delovna naloga (1): vnesete razlog za nastanek potnega naloga, npr obisk stranke, montaža na terenu, dostava blaga, ...
Izbor vozila (2): sistem je sam vnesel vozilo in podatke o vozilu. S spustnega seznama lahko izberemo drugo vozilo (podatki se bodo samodejno osvežili glede na shranjene nastavitve).
Zaposleni oz. voznik (3): Tako kot pri vozilu so podatki vnešeni tudi tu. S spustnega seznama imamo možnost izbrati drugega zaposlenega.
Dnevnice (4): Vnešene so privzete vrednosti dnevnic (spet, iz nastavitev). Določimo število dnevnic, če ste upravičeni od njih.
Urejanje relacije (5): Sistem je samodejno vnesel relacijo glede na izbrani dan oz. opravljeno pot. S klikom na gumb določi relacijo se odpre novo okno (5.1), v katerem vidimo posamezne točke relacije in jih po potrebi brišemo (relacije, ki niso službene oz. del potnega naloga). Spremenjeno relacijo potrdimo s klikom na gumb potrdi relacijo. Tako se bo število prevoženih kilometrov spremenilo. Prav tako obstaja možnost spremembe števila kilometrov v izračunu v rubriki (7) v kolikor je potrebno.
Dodatni stroški (6): Tu lahko vnesemo dodatne stroške, ki so se pojavili pri potnem nalogu (npr. parkirnina). Strošek dodamo s klikom na gumb nov, ter nato izberemo stroše z rumenega seznama, ali pa ga vpišemo sami. Potrdimo s klikom na gumb potrdi.
Skupni obračun (7): Tu so podatki že vnešeni in se samodejno osvežujejo s spreminjanjem obrazca (npr. če dodamo strošek, se doda k znesku).
Ko smo končali urejanje obrazca, to potrdimo s klikom na gumb SHRANI (8)! V primeru, da skupni obračun ni bil osvežen, se le ta osveži na pravilno vrednost. Urejanje zaključimo s klikom na gumb potrdi (9).
Tiskanje potnih nalogov (posamezno)
Po tem, ko smo končali z urejanjem in shranili spremembe, lahko potni nalog natisnemo. S klikom na gumb pripravi za tisk se ustvarita PDF datoteki, ki ju lahko natisnemo. Na voljo imamo potni nalog brez obračuna in potni nalog z obračunom.
Tiskanje potnih nalogov (skupno)
Imamo tudi možnost tiska več potnih nalogov (z obračuni) naenkrat. V osnovnem oknu izberemo obdobje in/ali vozilo, voznika. S pritiskom na prikaži se prikažejo ustrezni nalogi. S pritiskom na nalogi se bodo prikazali nalogi. Če pritisnemo nalogi in računi dobim izpis nalogov skupaj z obračuni. Tretja možnost je povzetek nalogov obračunov, kjer dobimo skupne podatke, običajno je namenjeno računovodstvo za knjiženje.
V oknu, ki se prikaže imamo možnost tiskanja ali pa zgolj shranimo v PDF datoteko. Če ste si nastavili podpise, žige to ni potrebno tiskanje, shranite lahko zgolj v arhiv datotek. Ali pa kot prilogo pošljete računovodstvu.
Slika prikazuje še tretji možni izpis skupnih podatkov kjer so razvidni obračunani stroški s seštevki.
Preštevilčenje potnih nalogov
Funkcija preštevilčenja potnih nalogov omogoča, da se potnim nalogom datumsko uredijo zaporedne številke. Na primer, če bi en potni nalog izbrisali, bi manjkala številka potnega naloga. S preštevilčenjem lahko naravnamo zaporedne številke nalogov pred tiskanjem daljšega obdobja (meseca, leta).
Številke se generirajo na novo po datumih naraščajoče prvi nalog v letu dobi številko 1 .. in tako naprej.
